KOTA CIREBON, (FC).- Aksi massa yang berujung ricuh disejumlah daerah pada akhir Agustus kemarin, mengakibatkan beberapa Gedung DPRD dibakar massa.
Selain korban nyawa, kerugian materiil pun tak terhindarkan. Bahkan surat ataupun dokumen penting milik negara hangus terbakar.
Nah, bagaimana cara pengamanan dokumen penting tersebut?
Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispusip) Kota Cirebon Gunawan, ATD., DEA mengungkapkan, pihaknya sudah melakukan digitalisasi arsip di Lingkungan Pemkot Cirebon.
Dijelaska Gunawan, digitalisasi arsip dinas adalah proses mengubah arsip fisik (kertas) menjadi bentuk digital menggunakan teknologi seperti pemindaian (scanning) untuk meningkatkan efisiensi, aksesibilitas, dan pelestarian informasi dalam lingkungan pemerintahan.
“Manfaat utamanya termasuk pengelolaan data yang lebih efektif, peningkatan keamanan, akses dari mana saja, dan mendukung reformasi birokrasi melalui Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE),” jelasnya, Kamis (11/9/2025).
Dipaparkan Gunawan, proses Digitalisasi Arsip Dinas dimulai dengan persiapan memilih dan menyiapkan arsip fisik yang akan didigitalisasi, seperti surat, SK, atau dokumen administrasi penting.
Kemudian pemindaian (scanning) dengan resolusi tinggi pada arsip fisik untuk membuat salinan digitalnya. Menambahkan informasi deskriptif (metadata) dan mengkatalogisasi file digital agar arsip mudah dicari dan diakses di kemudian hari.
Selanjutnya menyimpan arsip digital di tempat yang aman, seperti cloud atau sistem penyimpanan data elektronik lainnya, serta melakukan backup secara berkala.
“Terakhir melakukan pemeriksaan dan migrasi format file secara berkala agar arsip tetap dapat diakses di masa mendatang, terutama untuk format yang usang. Sebelumnya arsip digital itu divalidasi agar secara hukum sama kuat dengan yang fisik. Aturannya mengacu Peraturan ANRI Nomor 1 Tahun 2003,” tuturnya.
Gunawan menegaskan, program digitalisasi ini bukan sekadar tren. Digitalisasi jadi tameng. Arsip tidak hilang. Hukum tetap kuat.
Langkah besar ini dimulai Januari 2024. Pemkot memakai aplikasi Srikandi milik Arsip Nasional RI. Seluruh perangkat daerah hingga kecamatan sudah wajib menggunakannya. Surat-menyurat dinamis kini berbentuk file, bukan kertas.
Namun pekerjaan belum selesai. Arsip statis yang menumpuk di lemari kantor pemerintah mulai dipindai satu per satu. Pemkot menyiapkan aplikasi Sinimas (Sistem Informasi Manajemen Arsip Statis).
Tahun ini enam perangkat daerah jadi prioritas: Dinas Kominfo, BKPSDM, Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil, serta tiga dinas lain.
Tak sembarang orang bisa mengakses arsip digital ini. Server PDNS Kementerian Kominfo jadi benteng utama penyimpanan. Hanya ringkasan tertentu yang boleh dibuka untuk publik.
Manfaat Digitalisasi ini informasi dapat diakses dari mana saja dan kapan saja, sehingga mempercepat akses bagi pengguna. Mengurangi kebutuhan ruang penyimpanan fisik karena dokumen dikonversi menjadi file digital.
Melindungi arsip dari kerusakan fisik, kehilangan, dan potensi bencana alam, serta membantu menjaga keaslian dan keutuhan arsip.
“Menjadi bagian penting dari SPBE untuk menciptakan pemerintahan yang lebih bersih, transparan, dan akuntabel. Selain itu, menghemat biaya perawatan arsip, seperti biaya fumigasi, dan dapat mengurangi potensi risiko data hilang,” tandasnya. (Agus)
Discussion about this post